Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)
Obowiązuje od: 1 stycznia 2024
Niniejszy dokument zawiera informacje wymagane przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).
Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest:
neat-rafters Sp. z o.o.
ul. Marszałkowska 126/134
00-008 Warszawa
NIP: 527-123-45-67
KRS: 0000654321
Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected]
Cele i podstawy przetwarzania
Korespondencja i zapytania ofertowe
Gdy kontaktują się Państwo z nami drogą elektroniczną, przetwarzamy dane zawarte w korespondencji (imię, nazwisko, adres email, treść wiadomości) w celu udzielenia odpowiedzi oraz ewentualnego przygotowania oferty.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej).
Realizacja umów
W przypadku zawarcia umowy o świadczenie usług przetwarzamy dane niezbędne do jej wykonania: dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz rozliczeniowe.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).
Obowiązki prawne
Dane związane z zawartymi umowami przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego).
Marketing własnych usług
Za Państwa zgodą możemy przesyłać informacje o naszych usługach i wydarzeniach branżowych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w przypadku obecnych klientów).
Kategorie przetwarzanych danych
W zależności od charakteru relacji biznesowej przetwarzamy:
- Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, stanowisko)
- Dane kontaktowe (email, telefon, adres)
- Dane firmowe (nazwa firmy, NIP, REGON, KRS)
- Dane rozliczeniowe (numer konta bankowego)
- Dane techniczne (adres IP, logi serwera)
Okres przechowywania danych
Stosujemy następujące okresy retencji danych:
- Korespondencja przedumowna: 3 lata od ostatniego kontaktu
- Dane umowne: przez czas trwania umowy oraz 6 lat po jej zakończeniu
- Dokumentacja księgowa: 5 lat od końca roku obrotowego
- Dane marketingowe: do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu
- Logi techniczne: 12 miesięcy
Odbiorcy danych
Państwa dane mogą być udostępniane:
- Dostawcom usług IT wspierającym naszą działalność
- Firmom hostingowym zapewniającym infrastrukturę serwerową
- Biurom rachunkowym i doradcom podatkowym
- Kancelariom prawnym w przypadku sporów
- Organom państwowym na podstawie obowiązujących przepisów
Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w naszym imieniu zawieramy stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W przypadku korzystania z usług dostawców spoza EOG zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:
Prawo dostępu (art. 15 RODO)
Mogą Państwo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Państwa dane, oraz informacje o tym przetwarzaniu.
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
Mogą Państwo zażądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
Prawo do usunięcia (art. 17 RODO)
W określonych sytuacjach mogą Państwo zażądać usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym").
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
Mogą Państwo zażądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Mogą Państwo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przekazać je innemu administratorowi.
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.
Prawo do cofnięcia zgody
Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, mogą ją Państwo wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Jak skorzystać z praw
Żądania dotyczące realizacji praw prosimy kierować na adres email: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby firmy.
Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W przypadku skomplikowanych spraw termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące.
Prawo do skargi
Jeśli uważają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
www.uodo.gov.pl
Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na osoby, których dane dotyczą.
Aktualizacja informacji
Niniejsza informacja może być aktualizowana w przypadku zmian w sposobie przetwarzania danych lub zmian prawnych. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez publikację zaktualizowanej wersji na stronie internetowej.